Samenwerkingsovereenkomst en protocol persoonsgegevens (AVG)

Op deze samenwerking zijn ook de Algemene voorwaarden Partners (B2B) van toepassing (deel B van de algemene voorwaarden).

Partijen

Learning Group B.V., handelend onder de handelsnaam Vacaturegevonden.nl, gevestigd te Amstelveen, Professor W.H. Keesomlaan 12, 1183 DJ, ingeschreven in het handelsregister onder nummer 85818925, rechtsgeldig vertegenwoordigd door Roï Rigler, hierna te noemen: “Vacaturegevonden.nl”;

en

[Naam onderneming], gevestigd te [plaats], [adres], ingeschreven in het handelsregister onder nummer [KvK-nummer], rechtsgeldig vertegenwoordigd door [naam, functie], hierna te noemen: “Partner”;

hierna gezamenlijk te noemen: “Partijen”.

Overwegende dat

• Vacaturegevonden.nl een online recruitmentplatform exploiteert waarop Vacatures van Partner worden doorgeplaatst;
• Partner via Vacaturegevonden.nl Sollicitaties wenst te ontvangen op basis van vergoeding per geldige sollicitant;
• Partijen de operationele werkwijze, de vergoeding en de uitwisseling van persoonsgegevens conform de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) wensen vast te leggen;
• Partijen de algemene juridische kaders van hun samenwerking hebben vastgelegd in de Algemene voorwaarden Partners (B2B) van Vacaturegevonden.nl.

Partijen zijn het volgende overeengekomen:

Artikel 1. Totstandkoming, documenten en rangorde

1.1 Deze overeenkomst komt tot stand door ondertekening door beide Partijen, dan wel doordat Partner zich via het platform registreert, een vacaturefeed aanlevert of schriftelijk of digitaal akkoord geeft op deze overeenkomst.

1.2 Op de samenwerking zijn de volgende documenten van toepassing:

1. deze Samenwerkingsovereenkomst;
2. Bijlage 1: Protocol Persoonsgegevens (AVG);
3. de Algemene voorwaarden Partners (B2B) van Vacaturegevonden.nl, zoals gepubliceerd op vacaturegevonden.nl.

Daarnaast geldt de Tariefbevestiging als bedoeld in artikel 3.2. Deze bevat uitsluitend de geldende tarieven en is voor dat onderwerp leidend.

1.3 Bij strijdigheid geldt de bovenstaande rangorde (a vóór b vóór c). Deze overeenkomst en haar bijlage prevaleren uitsluitend voor zover daarin uitdrukkelijk en kenbaar van de Algemene voorwaarden Partners (B2B) wordt afgeweken.

1.4 Onderwerpen die niet in deze overeenkomst of haar bijlagen zijn geregeld, worden volledig beheerst door de Algemene voorwaarden Partners (B2B). Dit betreft onder meer: de tariefsystematiek, de jaarlijkse tariefaanpassing, de validatieprocedure voor Geldige sollicitaties, facturatie en betaling, verplichtingen ten aanzien van Vacatures, aansprakelijkheid, vrijwaring, geheimhouding, intellectueel eigendom, overmacht, opschorting, duur en beëindiging, en toepasselijk recht en geschillen.

1.5 Begrippen die in deze overeenkomst met een hoofdletter zijn geschreven, hebben de betekenis die daaraan in de Algemene voorwaarden Partners (B2B) is toegekend.

1.6 Partner verklaart de Algemene voorwaarden Partners (B2B) te hebben ontvangen, gelezen en aanvaard.

Artikel 2. Doel en operationele werkwijze

2.1 Vacaturegevonden.nl verzorgt het doorplaatsen van de Vacatures van Partner op vacaturegevonden.nl en op door Vacaturegevonden.nl beheerde kanalen.

2.2 Partner levert hiervoor een geschikte XML-feed of API-koppeling aan, dan wel verleent uitdrukkelijk toestemming voor het geautomatiseerd uitlezen (scrapen) van de Vacatures op de werken-bij-website van Partner. Partner staat ervoor in dat hij gerechtigd is deze toestemming te verlenen.

2.3 Sollicitaties worden doorgestuurd naar het door Partner opgegeven e-mailadres of via een directe ATS-koppeling.

2.4 Partijen wijzen over en weer een vaste contactpersoon aan om korte lijnen en efficiënte afstemming te waarborgen.

2.5 De operationele gegevens zijn als volgt vastgelegd:

2.6 Wijzigingen in de gegevens uit artikel 2.5 worden over en weer per e-mail doorgegeven en behoeven geen aanvullende overeenkomst.

Artikel 3. Vergoeding

3.1 Partner is aan Vacaturegevonden.nl een vergoeding verschuldigd per Geldige sollicitatie.

3.2 De geldende tarieven worden niet in deze overeenkomst opgenomen, maar volgen uit de tarievenkaart op vacaturegevonden.nl/tarieven. Vacaturegevonden.nl bevestigt het tarief per Geldige sollicitatie schriftelijk per e-mail aan Partner (de “Tariefbevestiging”), onder vermelding van de ingangsdatum. De Tariefbevestiging maakt integraal onderdeel uit van deze overeenkomst.

3.3 Maakt Partner niet binnen 14 Werkdagen na ontvangst schriftelijk bezwaar tegen een Tariefbevestiging, dan wordt deze geacht te zijn aanvaard. De meest recente door Partner aanvaarde Tariefbevestiging is bepalend.

3.4 De beoordeling of sprake is van een Geldige sollicitatie, de wijze van facturatie en betaling en de jaarlijkse tariefaanpassing vinden plaats conform de Algemene voorwaarden Partners (B2B).

Artikel 4. Gegevensbescherming

4.1 Op de uitwisseling en verwerking van persoonsgegevens van Sollicitanten is Bijlage 1: Protocol Persoonsgegevens (AVG) van toepassing, dat integraal onderdeel uitmaakt van deze overeenkomst.

Artikel 5. Ingangsdatum en ondertekening

5.1 Deze overeenkomst treedt in werking op [datum] en wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. Op de duur en beëindiging is artikel 4 van de Algemene voorwaarden Partners (B2B) van toepassing.

5.2 Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend, dan wel digitaal aanvaard conform artikel 1.1.

Bijlage 1: Protocol Persoonsgegevens (AVG)

Behorend bij de Samenwerkingsovereenkomst tussen Vacaturegevonden.nl en Partner.

1. Rollen van Partijen

1.1 Partijen verwerken de persoonsgegevens van Sollicitanten ieder als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

1.2 Er is uitdrukkelijk geen sprake van een verwerker-verwerkingsverantwoordelijkerelatie in de zin van artikel 28 AVG, noch van gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid in de zin van artikel 26 AVG. Partijen bepalen ieder zelfstandig doel en middelen van hun eigen verwerking.

2. Categorieën betrokkenen en persoonsgegevens

2.1 Betrokkenen: Sollicitanten die via Vacaturegevonden.nl solliciteren op een Vacature van Partner.

2.2 Persoonsgegevens: identificatiegegevens (naam), contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer, woonplaats), curriculum vitae, motivatie (indien verstrekt), en de overige gegevens die de Sollicitant zelf in het sollicitatieformulier of het cv opneemt.

2.3 Via het platform worden geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (artikel 9 AVG) of strafrechtelijke gegevens (artikel 10 AVG) uitgevraagd. Partner verzoekt Vacaturegevonden.nl niet om dergelijke gegevens te verzamelen of door te geven.

3. Doel en grondslag

3.1 De uitwisseling vindt uitsluitend plaats met het doel de Sollicitatie van de Sollicitant bij Partner in behandeling te laten nemen.

3.2 De grondslag voor de doorgifte is het uitvoeren van maatregelen op verzoek van de betrokkene voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG), dan wel het gerechtvaardigd belang van Partijen bij het tot stand brengen van contact tussen Sollicitant en werkgever (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

4. Verplichtingen Vacaturegevonden.nl

4.1 Vacaturegevonden.nl is verantwoordelijk voor de rechtmatige verzameling van de persoonsgegevens.

4.2 Vacaturegevonden.nl informeert de Sollicitant vóór of uiterlijk bij het verzenden van de Sollicitatie over de doorgifte aan Partner, en houdt hiertoe een actuele privacyverklaring beschikbaar op de Website.

4.3 Vacaturegevonden.nl geeft de persoonsgegevens uitsluitend door aan de Partner van de Vacature waarop de Sollicitant heeft gesolliciteerd.

4.4 Vacaturegevonden.nl treft passende technische en organisatorische maatregelen conform artikel 32 AVG voor de verwerking binnen haar eigen systemen.

5. Verplichtingen Partner

5.1 Partner is verantwoordelijk voor de verdere verwerking van de ontvangen persoonsgegevens, waaronder screening, opvolging en sollicitatiegesprekken.

5.2 Doelbinding. Partner gebruikt de persoonsgegevens voor het behandelen van de betreffende Sollicitatie en daarmee samenhangende doeleinden. Zonder expliciete toestemming van de Sollicitant is het Partner niet toegestaan:

• de gegevens te gebruiken voor marketing of voor werving buiten de dienstverlening waarvoor de Sollicitant zich bij Partner heeft gemeld;
• de gegevens door te leveren of te verkopen aan derden, anders dan aan opdrachtgevers in het kader van bemiddeling van de betreffende Sollicitant.

Verwerkt Partner als intermediair, uitzend- of detacheringsonderneming de gegevens tevens voor doorlopende bemiddeling, dan is opname in zijn eigen kandidatenbestand toegestaan, mits Partner zich daarvoor op een geldige grondslag kan beroepen en de Sollicitant daarover heeft geïnformeerd voordat de gegevens voor dat doel worden gebruikt.

5.3 Beveiliging. Partner treft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen conform artikel 32 AVG.

5.4 Bewaartermijnen. Partner bewaart de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor hij deze verwerkt, hanteert daarvoor een vastgestelde en gedocumenteerde bewaartermijn en informeert de Sollicitant daarover conform artikel 13 AVG. Verwerkt Partner de gegevens uitsluitend voor de behandeling van de betreffende Sollicitatie, dan verwijdert hij deze uiterlijk vier weken na afronding van de procedure, tenzij hij een langere termijn gemotiveerd kan onderbouwen.

5.5 Doorgifte buiten de EER. Partner geeft de persoonsgegevens niet door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte zonder een geldig doorgiftemechanisme conform hoofdstuk V AVG, en informeert Vacaturegevonden.nl hierover vooraf.

5.6 Partner voert een register van verwerkingsactiviteiten voor zover hij daartoe op grond van artikel 30 AVG gehouden is.

5.7 Partner volgt de ontvangen Sollicitanten zorgvuldig, tijdig en conform goed werkgeverschap op.

6. Rechten van betrokkenen

6.1 Elke Partij handelt verzoeken van Sollicitanten tot uitoefening van hun rechten onder de AVG zelfstandig af voor zover deze betrekking hebben op haar eigen verwerking.

6.2 Ontvangt een Partij een verzoek dat (mede) betrekking heeft op de verwerking door de andere Partij, dan stuurt zij dit binnen vijf werkdagen door en verleent zij redelijke medewerking bij de afhandeling.

7. Datalekken

7.1 In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die betrekking heeft op de via Vacaturegevonden.nl uitgewisselde Sollicitanten, informeren Partijen elkaar onverwijld en uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking.

7.2 De melding bevat ten minste: de aard van de inbreuk, de categorieën en het geschatte aantal betrokkenen, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen.

7.3 Elke Partij is zelfstandig verantwoordelijk voor haar eigen meldplicht aan de Autoriteit Persoonsgegevens (artikel 33 AVG) en, indien vereist, aan de betrokkenen (artikel 34 AVG). Partijen stemmen de externe communicatie waar mogelijk vooraf met elkaar af.

8. Aantoonbaarheid

8.1 Partijen verstrekken elkaar op eerste redelijk verzoek de informatie die nodig is om naleving van dit protocol aan te tonen, waaronder informatie over getroffen beveiligingsmaatregelen, gehanteerde bewaartermijnen en de grondslag voor opname in het kandidatenbestand als bedoeld in §5.2.

9. Aansprakelijkheid

9.1 Elke Partij draagt zelf de gevolgen van boetes, claims of maatregelen die voortvloeien uit een aan haar toe te rekenen schending van de AVG.

9.2 Op aansprakelijkheid en vrijwaring zijn overigens de artikelen 14 en 15 van de Algemene voorwaarden Partners (B2B) van toepassing.

10. Contactgegevens privacy

11. Duur

11.1 Dit protocol geldt zolang de Samenwerkingsovereenkomst van kracht is en blijft daarna van toepassing zolang een Partij nog persoonsgegevens verwerkt die op grond van de samenwerking zijn uitgewisseld.